Hinweisgebersystem

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln aber auch internen Normen hat innerhalb der WAREMA Group höchste Priorität. Nur so können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden. Als Teil der WAREMA Group ist dies für CARAVITA eine Herzensangelegenheit.

Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und um Hinweisen auf Verstöße fair und angemessen nachzugehen, haben wir ein Hinweisgebersystem eingeführt. Eventuelle Verdachtsfälle – auch in Bezug auf das Lieferkettensorgfaltspflichten-Gesetz (LkSG) sowie das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) – können an diese Stelle vertraulich und nach Wunsch auch anonym gemeldet werden.

Ganz besonders wichtig ist uns der größtmögliche Schutz für Hinweisgeber und Betroffene. Aus diesem Grund haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet. Diese Funktion nimmt die atarax Unternehmensgruppe wahr. Durch die Verschwiegenheitspflicht von atarax ist sichergestellt, dass die Identität des Hinweisgebers im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben geschützt ist und nicht gegenüber WAREMA bekannt gemacht wird.

In diesem Zusammenhang können nicht nur unsere Beschäftigten, sondern auch Sie als Geschäftspartner, Kunde oder betroffene Person Hinweise beim Vorliegen konkreter Informationen und Anhaltspunkte für Regelverstöße mit Bezug zu unserem Unternehmen abgeben.

Detailiierte Informationen können Sie den untenstehenden FAQs entnehmen.

Verdachtsfälle und Beschwerden melden

  • Sie möchten bekannte oder vermutete Verstöße gegen Gesetze und CARAVITA Regelungen bei CARAVITA oder in unserer Lieferkette melden – unabhängig davon, ob Sie bei CARAVITA beschäftigt sind oder nicht
  • Wir werden Ihre Meldung vertraulich behandeln und Ihnen eine Rückmeldung geben. Sie werden vor Benachteiligungen geschützt. Die Vertraulichkeit aller Beteiligten wird gewahrt
  • Sie helfen uns, Missstände aufzudecken und Sie und andere vor schädigendem Verhalten zu schützen

FAQs

Wer kann Meldungen und Beschwerden abgeben?

Jeder. Neben Beschäftigten können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte Hinweise bei konkreten Informationen auf Regelverstöße oder zu potenziellen Missständen abgeben.


Was kann ich melden?

Jeden Verdacht auf einen tatsächlichen oder möglichen Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorschriften, wie z.B. Verstöße gegen den WAREMA Verhaltenskodex, das Kartellrecht, umweltrechtliche Vorgaben und Pflichten, die Verletzung von Menschenrechten sowie Verdacht auf Korruption, Diebstahl, Unterschlagung, Diskriminierung oder Mobbing, Ungleichbehandlung, geltende Gesetze oder sonstige Vorgaben.

Zu den menschenrechtlichen Pflichten zählen hier unter anderem das Verbot von Kinderarbeit, der Schutz vor Sklaverei und auch das Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes. Zu den umweltbezogenen Aspekten gehören zum einen Stoffe, welche eine Gefährdung von Menschen und Umwelt darstellen und zum anderen Handlungen oder Umstände, die unter Umständen zu Verletzungen von Menschenrechten führen können.

Die Beschwerden oder Meldungen können den direkten Geschäftsbereich, aber auch alle Zulieferer und Dienstleister von WAREMA entlang der gesamten Lieferkette betreffen.


Wie kann ich meine Beschwerde oder Meldung an die WAREMA Group richten?

  • Whistleblower-Telefon-Hotline unter: 0049 / 160 / 96210839 (Montag – Freitag von 08.30 – 17.00 Uhr, außer an deutschen Feiertagen)
  • Per E-Mail an: compliance@atarax.de
  • Über ein Hinweisgeber-Portal mit Kontaktformular:
    https://www.atarax.de/de/startseite/leistungen/hinweisgeberportal
    Mit dem Link werden Sie an das Hinweisgeber-Portal der atarax Unternehmensgruppe weitergeleitet. Selbstverständlich wird bereits diese Weiterleitung nicht zurückverfolgt.
  • Schriftliche Meldung auf dem Postweg an:
    atarax Unternehmensgruppe, Luitpold-Maier-Str. 7, D-91074 Herzogenaurach
  • Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten.
  • Über alle anderen Kanäle werden schriftliche Meldungen in allen lebenden Sprachen angenommen und – sofern erforderlich – übersetzt.


Wer bearbeitet meine Beschwerde oder Meldung?

Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe. Die Meldungen werden bei der atarax Unternehmensgruppe entgegengenommen. Im Anschluss daran, werden die Meldungen, insbesondere unter Wahrung der Identität der hinweisgebenden Person, an den Compliance-Bereich der WAREMA-Group weitergeleitet. Die Mitarbeitenden der Meldestelle sind unparteiisch, fachlich ausgebildet und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht.

Betrifft die Beschwerde einen Sachverhalt ohne Mitarbeiterfehlverhalten im eigenen Geschäftsbereich oder einen Geschäftspartner der WAREMA Group entlang der Lieferkette, leitet der Compliance-Bereich die Beschwerde unverzüglich an die jeweils zuständige Stelle innerhalb der WAREMA Group weiter, die für die Bearbeitung der Beschwerde zuständig ist. Bei Hinweisen auf Fehlverhalten oder Beschwerden gegen eigene Mitarbeitende übernimmt der Compliance-Bereich in Zusammenarbeit dem zuständigen Personalbereich die weitere Bearbeitung.

Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um weitere Informationen zu erlangen und den Sachverhalt zu erörtern.


Wie wird meine Meldung oder Beschwerde bearbeitet?

Nach Eingang der Meldung oder Beschwerde wird diese sorgfältig auf Plausibilität geprüft. Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um weitere Informationen zu erlangen. Sobald dies erfolgt ist und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß, werden weitere Maßnahmen eingeleitet, z.B. in Form einer konkreten internen Untersuchung oder weiteren Folge- bzw. Abhilfemaßnahmen, wie beispielsweise Verbesserung interner Prozesse oder Einführung zusätzlicher Vorgaben.

Dabei werden alle Informationen stets im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses insbesondere im Hinblick auf die Identität der hinweisgebenden Person, sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Darüber hinaus wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet. Bitte beachten Sie, dass Hinweise bzw. Beschwerden dokumentiert werden.

Beim Vorliegen Ihrer Kontaktdaten und sofern dies erforderlich sein sollte, werden Sie entsprechend gesetzlicher Vorgaben über den Sachverhalt und über den Gang des Verfahrens informiert.


Wird meine Beschwerde vertraulich behandelt?

An das Hinweisgebersystem können Verdachtsfälle selbstverständlich vertraulich und, sofern es die nationalen rechtlichen Vorgaben zulassen, nach Wunsch auch ohne Nennung Ihres Namens abgegeben werden.

Es ist uns überaus wichtig, Ihr Anliegen vertraulich zu behandeln und Sie als meldende Person zu schützen. Demnach werden mitgeteilte Informationen nur dann weitergegeben, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist, und nur an die Personen bzw. Verantwortliche, die mit der Bearbeitung der Meldung betraut sind.

Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.


Wird meine Beschwerde oder Meldung bearbeitet?

Ja. Jede Beschwerde und Meldung, die uns erreicht, nehmen wir ernst. Der Compliance-Bereich prüft, ob die Beschwerde oder Meldung genügend Informationen enthält, um eine weitere Sachaufklärung durchzuführen. Sollte die Meldestelle weitere Informationen benötigen, wird sie – sofern möglich – mit Ihnen in Kontakt treten.


Erhalte ich eine Benachrichtigung über die Bearbeitung meiner Meldung oder Beschwerde?

Ja, nach dem Eingang Ihrer Beschwerde oder Meldung bei WAREMA erhalten Sie umgehend, sofern Sie Ihre Kontaktdaten angegeben haben, eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle.
Dies gilt auch für den Fall einer anonymen Meldung über den Postweg, sofern ein zur Abgabe von anonymen Meldungen vorgesehener Meldekanal, wie z. B. über einen Dritten (Anwalt bzw. beauftragte Person) genutzt wird oder eine anderweitige anonyme Kontaktmöglichkeit hinterlassen wird.


Bin ich als Meldender geschützt?

Ja. WAREMA toleriert keinerlei Vergeltungsmaßnahmen oder Repressalien gegen meldende Personen!

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie oder andere Personen wegen der Einreichung einer Beschwerde in irgendeiner Weise benachteiligt wurden, informieren Sie bitte WAREMA unverzüglich über einen der beschriebenen Meldewege.


Welche Informationen sollte meine Meldung oder Beschwerde enthalten?

Für eine zügige Bearbeitung der Beschwerde oder Meldung ist die Schilderung des Sachverhalts möglichst mit folgenden Angaben sinnvoll:

  • Was ist passiert? Konkrete Beschreibung des Vorfalls und Kontext – je detaillierter, desto besser.
  • Wo ist es passiert? Gesellschaft, Bereich, Abteilung, etc.
  • Wann hat sich der Vorfall ereignet? Dauert der Verstoß noch an? Datum bzw. Zeitraum, Uhrzeit
  • Wer sind die betroffenen bzw. geschädigten Personen?
  • Gibt es Belege für den Vorfall? Fotos, Videos, Dokumente, mögliche Zeugen, etc.
  • Wurde jemand anderes bereits über den Vorfall informiert?
  • Wie soll der weitere Kontakt mit Ihnen zu dieser Meldung sein?

Die vorgenannten Informationen erleichtern und beschleunigen eine sachgerechte Bearbeitung einer Beschwerde. Die Auflistung ist daher eine Hilfestellung bei der Formulierung einer Beschwerde oder Meldung. Es ist indes keine Voraussetzung für die Bearbeitung.

Wird das Beschwerdeverfahren regelmäßig geprüft?


Ja, unser Beschwerdeverfahren wird regelmäßig hinsichtlich seiner Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf verbessert.


Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie hier.

Verantwortung

Verantwortlich für die Inhalte dieser Seite ist der Compliance-Bereich der WAREMA Group

Thorsten Koblenz
WAREMA Renkhoff SE
Compliance-Beauftragter
E-Mail: thorsten.koblenz@warema.de
Tel: +49 9391 20-2200
97828 Marktheidenfeld
Deutschland